BALANŢA DE VERIFICARE

 

Noţiunea, conţinutul şi funcţiile balanţei de verificare

   Operaţiile economice care se realizează zi de zi într-o unitate economică se înregistrează în conturi. În orice moment al activităţii economice, fiecare cont în parte pune în evidenţă situaţia elementelor patrimoniale: existenţele la începutul perioadei, creşterile, micşorările, totalul mişcărilor cumulate de la începutul anului, dar şi existenţele finale.

   Necesităţile de conducere, control şi analiză a activităţii unităţilor patrimoniale impun generalizarea şi prezentarea, într-un tablou de ansamblu, a întregii activităţi desfăşurate. Metoda contabilităţii impune ca periodic, şi în mod obligatoriu cu ocazia elaborării bilanţului, să se facă verificarea exactităţii înregistrărilor făcute în contabilitate, cât şi a calculelor efectuate cu ocazia determinării rulajelor, sumelor totale şi a şoldurilor conturilor.

   Balanţa de verificare sau balanţa conturilor este un procedeu specific al metodei contabilităţii care asigură verificarea exactităţii înregistrării operaţiilor economice în conturi, legătura dintre conturile sintetice şi bilanţ, legătura dintre conturile sintetice şi conturile analitice, precum şi centralizarea datelor contabilităţii curente. Balanţa de verificare se prezintă sub forma unei situaţii tabelare, în care se înscriu datele valorice preluate din conturi.

   În cadrul balanţei de verificare se obţin anumite egalităţi structurale şi globale proprii dublei înregistrări şi corespondenţei conturilor.

   Aceste egalităţi exprimă un echilibru permanent între aceste date, de unde provine şi denumirea de” balanţă”. Balanţa de verificare conţine toate conturile folosite de o unitate patrimonială, fiecare cont fiind înscris cu şoldul iniţial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor şi şoldul final de la sfârşitul lunii pentru care se încheie balanţa respectivă. Legea contabilităţii prevede că” pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor se întocmeşte, lunar, balanţa de verificare”.

   Din cele prezentate mai sus, reiese şi definiţia balanţei de verificare, şi anume:

 

   A) Funcţia de verificare a exactităţii înregistrării operaţiilor economice în conturi.

 

   Această funcţie constă în controlul şi identificarea erorilor de înregistrare în conturi, prin intermediul diferitelor egalităţi valorice care trebuie să existe în cadrul balanţei de verificare, precum şi prin intermediul unor corelaţii valorice stabilite cu ajutorul ei. Înregistrarea greşită a unor operaţii economice ca urmare a nerespectării principiului dublei înregistrări, trecerea eronată a sumelor din Registrul Jurnal în Registrul Cartea Mare şi de aici în balanţă, efectuarea unor calcule greşite în formulele contabile complexe, stabilirea eronată a rulajelor şi a şoldurilor conturilor, determină inegalităţi între totalurile balanţei, care se semnalizează cu ajutorul ei, fapt ce îi conferă caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egalităţi valorice sau a unor corelaţii constituie dovada existenţei unor erori, care trebuie să fie identificate şi corectate. Deşi în condiţiile utilizării calculatoarelor electronice în munca de contabilitate creşte exactitatea calculelor, funcţia de control a balanţei de verificare se menţine, iar corelaţiile pe care se bazează, servesc la prevederea unor chei de control în programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.

 

   B) Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi bilanţ

   Balanţa de verificare concentrează informaţiile din toate conturile folosite în contabilitatea curentă a unităţii. Această legătură se concretizează în faptul că datele din bilanţul anual reprezintă soldurile finale ale conturilor, preluate din balanţa de verificare prelucrate şi grupate conform necesităţilor de întocmire a bilanţului. Şoldurile iniţiale ale conturilor la începutul anului sunt preluate din bilanţul anual, potrivit principiului intangibilităţii bilanţului de deschidere a unui exerciţiu care trebuie să corespundă cu bilanţul de închidere a exerciţiului precedent.

   C) Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi cele analitice

 

   Această funcţie constă în întocmirea unor balanţe de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfăşoară pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balanţe se controlează concordanţa care trebuie să existe între datele înregistrate în contul sintetic şi conturile sale analitice.

 

   D) Funcţia de centralizare a existenţelor, mişcărilor şi transformărilor elementelor patrimoniale

   Gruparea şi centralizarea datelor înregistrate în conturi cu ajutorul balanţei de verificare oferă conducerii unităţilor posibilitatea de a cunoaşte totalul modificărilor intervenite în volumul şi structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obţinute în urma activităţilor desfăşurate etc..

   Cuprinzând, sub forma centralizată, toate datele privitoare la existenţele şi mişcările elementelor patrimoniale înregistrate în conturile sintetice şi analitice, pe o anumită perioadă de timp, balanţa de verificare asigură compararea datelor de la începutul unei perioade de gestiune cu cele de la sfârşitul ei şi cu alte perioade de gestiune expirate. Astfel, se pot stabili schimbările produse în mărimea şi structura patrimoniului economic, eficienţa plasării resurselor etc..

   E) Funcţia de analiză a activităţii economice

   Balanţa de verificare are un rol deosebit de important în analiza situaţiei economico – financiare pe perioade scurte de timp, şi în intervalul dintre două bilanţuri, fiind astfel, singurul instrument care furnizează informaţiile necesare conducerii operative a unităţilor patrimoniale. Această analiză are anumite limite comparativ cu analiza care se poate realiza pe baza bilanţului contabil, cu ajutorul balanţelor de verificare obţinându-se un grad mai redus de sintetizare a datelor contabile.

 

2. Clasificarea balanţelor contabile

   Balanţele de verificare a conturilor se clasifică după mai multe criterii, şi anume:

   A) După natura conturilor pe care le conţin pot fi balanţe de verificare ale conturilor sintetice (generale) şi balanţe de verificare ale conturilor analitice.

   Balanţele de verificare ale conturilor sintetice se întocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice şi cuprind toate conturile sintetice folosite în contabilitatea curentă a unei unităţi patrimoniale, într-o anumită perioadă de gestiune.

   Balanţele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc înaintea elaborării balanţei conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Balanţele de verificare analitice se întocmesc pentru fiecare cont sintetic care a fost desfăşurat pe conturi analitice. Aceste balanţe se mai numesc şi balanţe de verificare auxiliare sau secundare. Spre deosebire de balanţa de verificare a conturilor sintetice, care este una singură pe întreprindere, numărul balanţelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numărul conturilor care au fost desfăşurate pe conturi analitice.

   B) După numărul de egalităţi pe care le cuprind, balanţele de verificare ale conturilor sintetice pot fi: balanţe de verificare cu o egalitate, balanţe de verificare cu două egalităţi, balanţe de verificare cu trei egalităţi şi balanţe de verificare cu patru egalităţi. Ele pot fi întocmite într+o singură variantă sau în două variante.

 

Balanţa de verificare cu o singură egalitate

   Balanţa de verificare cu o egalitate se prezintă în două variante: fie ca balanţă a sumelor, fie ca balanţă a şoldurilor. Ea cuprinde numai o singură egalitate:

   Totalul sumelor debitoare   =   Totalul sumelor creditoare

       (Tsd)                 (Tsc)

 

Sau:

   Totalul soldurilor finale      =   Totalul soldurilor finale

   Debitoare    (Sfd)          creditoare (Sfc)

Balanţa de verificare a conturilor cu două egalităţi

 

   Denumită şi balanţa sumelor şi a şoldurilor rezultă din combinarea balanţei sumelor cu balanţa şoldurilor. Ea cuprinde patru coloane, două pentru totalul sumelor debitoare şi creditoare şi două coloane pentru soldurile finale, debitoare şi creditoare.

   Egalităţile sunt:

1)    Totalul sumelor debitoare   =   Totalul sumelor creditoare

       (Tsd)                 (Tsc)

 

2)    Totalul soldurilor finale      =   Totalul soldurilor finale

   Debitoare    (Sfd)          creditoare (Sfc)

   3) Balanţa de verificare a conturilor cu trei egalităţi

 

   Balanţa de verificare a conturilor cu trei egalităţi se caracterizează prin separarea soldurilor iniţiale de rulajele lunii curente. Ea se întocmeşte în două variante:

balanţă tabelară;

balanţă de verificare şah.

 

   Balanţa de verificare cu trei egalităţi a fost concepută pentru sporirea proprietăţilor informative ale balanţelor de verificare cu una şi cu două egalităţi. Pe baza ei se pot stabili următoarele egalităţi:

1) Totalul soldurilor iniţiale      =   Totalul soldurilor iniţiale

Debitoare    (Sid)          creditoare    (Sic)

             

2) Totalul rulajelor debitoare      =   Totalul rulajelor creditoare

       (Rd)                 (Rc)

 

3) Totalul soldurilor finale      =   Totalul soldurilor finale

Debitoare    (Sfd)          creditoare    (Sfc)

   În plus, cu ajutorul acestei balanţe de verificare se poate stabili şi următoare corelaţie: totalul rulajelor din balanţa de verificare trebuie să fie egal cu totalul rulajelor din evidenţa cronologică (din Registrul Jurnal). Cu toate avantajele pe care le oferă balanţa de verificare cu trei egalităţi în formă tabelară, faţă de balansa de verificare cu două egalităţi, ea prezintă şu neajuns, şi anume: deşi redă volumul valoric al activităţii desfăşurate într-o perioadă de gestiune, nu reflectă natura operaţiilor efectuate.

   Pentru înlăturarea acestui neajuns se foloseşte balanţa de verificare cu trei egalităţi în forma şah. Aceasta permite şi redarea corespondenţei conturilor în care s-au înregistrat operaţiile economice în funcţie de conţinutul lor economic.

   Balanţa de verificare şah se prezintă sub forma unei table de şah, întocmită după principiul matriceal. Cu ajutorul ei se obţin aceleaşi trei egalităţi, cu deosebirea că aceste trei egalităţi nu se mai obţin între totalurile coloanelor perechi, ci la întretăierea rândurilor cu coloanele, în care rulajele din perioada curentă se înscriu pe conturi corespondente.

 

   4) Balanţa de verificare a conturilor cu patru egalităţi

   Această balanţă reprezintă o combinare a balanţei de sume şi şolduri cu balanţa de rulaje lunare cu şolduri iniţiale. Din acest motiv, ea mai poartă denumirea de balanţa de rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obţin următoarele egalităţi:

 

1) Totalul sumelor debitoare         Totalul sumelor creditoare

Din balanţa (perioada)       =   din balanţa (perioada)

Precedentă (Tsdp)             precedată    (Tscp)

 

2) Totalul rulajelor debitoare      =   Totalul rulajelor creditoare

Ale lunii curente (Rd)          ale lunii curente (Rc)

 

3) Totalul sumelor debitoare la   =   Totalul sumelor creditoare la

Data întocmirii balanţei         data întocmirii balanţei

       (Tsdf)                 (Tscf)

 

4) Totalul soldurilor finale      =   Totalul soldurilor finale

Debitoare    (Sfd)          creditoare    (Sfc)

 

   Balanţa de verificare cu patru egalităţi se întocmeşte în două variante, care iau naştere din conţinutul diferit al primelor coloane, astfel:

   A) în cazul lunii ianuarie, balanţa de verificare cu patru egalităţi cuprinde soldurile iniţiale debitoare şi creditoare, iar egalitatea se stabileşte între aceste totaluri ale şoldurilor iniţiale debitoare şi creditoare;

   B) la sfârşitul celorlalte luni ale anului, primele două coloane conţin date privind totalul sumelor precedente debitoare şi creditoare.

   Cu toate avantajele pe care le prezintă faţă de celelalte balanţe de verificare, balanţa conturilor cu patru egalităţi are următorul neajuns: nu reflectă rulajele conturilor din lunile precedente. Acestea sunt cumulate cu soldurile iniţiale de la începutul anului.

   Înlăturarea acestui neajuns s-ar putea realiza prin întocmirea unei balanţe de verificare cu cinci egalităţi.

3. Întocmirea balanţei de verificare